Как правильно докладная записка или докладная: Докладные и служебные записки

Содержание

Докладные и служебные записки

Новая страница 1

Докладные и служебные записки – это, как правило, внутренние документы организации, видимо, поэтому очень часто этим документам не уделяют должного внимания, не придают особого значения их оформлению. Во многих организациях вообще не делают различий между этими документами или используют во всех случаях только служебные записки, независимо от того, к кому, по какому поводу и с какой информацией обращаются. Однако различия между этими документами существуют. Рассмотрим их.

Докладная записка – документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Служебная записка – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому.

Из определений следует, что докладная записка – документ, составляемый в структурном подразделении и представляемый руководителю вышестоящего уровня, это может быть руководитель подразделения, заместитель руководителя организации или руководитель организации.

Служебная записка – документ, по назначению близкий к докладной записке, но составляемый работником или руководителем одного подразделения и направляемый в другое подразделение для решения вопросов, входящих в его компетенцию.

Служебные записки составляются по всем тем вопросам деятельности, решение которых входит в компетенцию подразделения и не требует обращения к вышестоящему должностному лицу. Служебные записки – это своего рода переписка между структурными подразделениями. Опыт показывает, что в деятельности практически любой организации возникают ситуации, требующие документирования информационных взаимоотношений подразделений. В таких ситуациях и используются служебные записки.

Конечно, служебная записка не должна заменять докладную записку, хотя бы по той причине, что докладная записка – это документ, направляемый вышестоящему должностному лицу. Таким образом, можно сказать, что

с помощью докладных записок реализуются вертикальные информационные взаимосвязи организации, а с помощью служебных записок – горизонтальные.

Докладные и служебные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя.

С точки зрения оформления у этих документов много общего. Они имеют одинаковый состав реквизитов: наименование подразделения – автора документа, наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА или СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА), дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, в необходимых случаях – визы. Поскольку речь идет о внутренних документах, место составления может не указываться. При оформлении реквизитов следует придерживаться общих требований, предъявляемых к оформлению организационно-распорядительных документов.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части – анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, в третьей – выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению автора документа, необходимо предпринять. Вторая часть в докладной записке может отсутствовать, в этом случае ее текст содержит обоснование и выводы или предложения составителя. Докладные записки, составляемые работниками подразделения, представляются руководителю подразделения, составляемые и подписываемые руководителями подразделений, представляются руководителю организации (заместителю руководителя).

Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.

Текст служебной записки, как правило, состоит из двух частей – обоснования причин ее составления и заключительной части – предложения, просьбы и т.п.

Служебная записка подписывается непосредственно составителем или руководителем подразделения. Датой объяснительной записки является дата ее составления и подписания.

Янковая В.Ф.

как правильно оформить по ГОСТ Р 7.0.97-2016

Докладную записку могут подавать руководители чтобы сообщить о нарушениях работников: опозданиях, нарушениях режима труда и отдыха, не выполнении должностных обязанностей и других или вносить предложения, направленные на улучшение деятельности организации.

Докладная записка, что это за документ? Как правильно написать?

Докладная записка, что это за документ?

Докладная записка – документ, адресованный руководителю организации или вышестоящей организации и содержащий изложение какого-либо вопроса производственной деятельности с выводами и предложениями.

Докладная записка составляется в случае необходимости поставить руководителя в известность о каких-либо фактах, событиях и может содержать предложения составителя по вопросу.

Как правильно написать докладную записку?

Докладная записка содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, адресат, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюцию, отметку об исполнении документа.

В первой части текста излагаются факты или события послужившие поводом к написанию докладной записки. Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые по мнению составителя необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.

Датой докладной записки считается дата её подписания. Докладные записки по основной деятельности организации хранятся 5 лет.

По содержанию докладные записки подразделяются на:

инициативные;
информационные;
отчётные.

Оформление докладной записка

Оформление докладной записки зависит от её адресата. Если она адресована руководителю организации, то считается внутренней, если направляется за пределы организации в вышестоящую организацию, то внешней. Внешние докладные записки оформляются на бланке и должны быть подписаны руководителем организации. Внутренние докладные записки оформляются на обычном листе бумаги.

Докладная записка – образец

Докладная записка, состоит из реквизитов, которые оформляем в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», с 01 июля 2018 года оформляет по ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

Докладная записка имеет такой реквизит, как дата, которая оформляется в верхнем левом углу цифровым способом 05.10.2018 или словесно-цифровым 5 октября 2017г.

Реквизит. Адресат. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываем перед фамилией, а с 01 июля 2018 года после фамилии. Должность лица, которому адресован документ указываем в дательном падеже.

Реквизит. Заголовок к тексту. Включает краткое содержание документа и должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок к тексту может отвечать на вопросы: О чем? О ком? Заголовок к тексту может содержать не более 5 строк. Его располагают слева над текстом документа, отступив от надписей бланка 2-3 межстрочных интервала. Заголовок печатается через 1 интервал, точка в конце не ставится.

Реквизит. Тест документа. Текст документа печатают, отступив 2-4 интервала от реквизита «Заголовок к тексту», соблюдая 1,5 ный интервал.

Реквизит. Подпись. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке организации и сокращённое – на документе, оформленном на бланке),личная подпись и её расшифровка (инициалы, фамилия). Подпись располагают после текста, отступив 2-3 межстрочных интервала.

Докладная записка – образец ГОСТ 2003

Докладная записка – образец ГОСТ Р 7.0.97-2016 с 01 июля 2018 года

Источник: Блог Ольга Софронова

Если информация оказалась полезной, оставляем комментарии, делимся ссылкой на эту статью в своих социальных сетях. Спасибо!

Еще статьи:

МРОТ с 01 января 2018 года

Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

Трудовая книжка: как правильно оформлять записи

Профессиональный стандарт «Инструктор-проводник в сфере туризма» утвержден

Докладная записка 2021: образец и пример написания

Докладная записка — это документально зафиксированная информация о том, что сотрудник не выполнил или выполнил не так, как нужно, свои должностные обязанности. Также в записке обычно предлагаются меры, которые необходимо применить руководству по отношению к нерадивому работнику.

Итак, вы руководитель среднего звена на опять-таки среднем производственном предприятии — скажем, начальник цеха. В вашем подчинении 40 работников цеха. В меру профессиональных, но каждый со своими бедами, проблемами и интересами. Когда и в каких случаях вам нужно писать на них докладные записки? Сейчас разберемся!

Как пишется докладная записка на сотрудника: образец

Докладная записка: образец (незаполненный) выглядит так:

Как написать докладную о нарушении трудовой дисциплины

Как известно, каждый, кто устраивается на работу, читает и подписывает должностную инструкцию. Если в процессе работы он не выполняет указанные в инструкции функции либо выполняет их не так, как надо, то это повод наказать его. Это может быть все что угодно: регулярные опоздания, прогул, неправильно оформленные документы…

Любые действия, которые влекут за собой убытки, — наказуемы. Вы, как непосредственный руководитель, можете решить эти проблемы путем предупреждений или бесед. Но если разговоры не действуют, то сотрудника нужно наказывать. Главное, делать это по закону.

Как утверждают многие, докладная записка о нарушении трудовой дисциплины может служить лучшим средством для борьбы с опозданиями.

Но как? Ведь все решения о дисциплинарных взысканиях в компании принимает только ее высшее руководство. Именно для того, чтобы уведомить начальство о проступке сотрудника, и пишется докладная записка, адресованная, допустим, генеральному директору фирмы.

Кстати, докладную может написать не только вышестоящее лицо, но и любой сотрудник. Однако внутренние документы ряда фирм предусматривают строгий порядок подачи жалоб. Согласно ему, рядовой сотрудник обязан не писать докладную, а пожаловаться непосредственному начальству.

Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей

Как пишется докладная? Специального формата этого документа в российском Трудовом кодексе нет. Однако в каждой организации могут быть внутренние документы, среди которых имеются и утвержденные шаблоны докладных. Писать ее можно и на компьютере, и от руки. Общие же правила составления официальных документов диктуют следующую форму написания. Докладная на сотрудника, вернее, ее схема, выглядит так.

Правый верхний угол: кому адресовано письмо (должность и Ф.И.О.).
Ниже: от кого (должность и Ф.И.О.).
Ниже по центру (с соблюдением отступа): название — докладная записка.
Далее — основной текст послания. Здесь заявитель перечисляет перечень тех обязанностей сотрудника (со ссылкой на внутренние документы, к примеру правила внутреннего распорядка или должностную), которые он не выполнил.
Далее указывается, к чему привели действия сотрудника, какие последствия повлекли за собой его проступки.
Завершается основной текст записки предложением о дисциплинарных мерах, которые, по мнению непосредственного руководителя, необходимо применить к проштрафившемуся сотруднику, чтобы ситуацию исправить.
Внизу слева ставится дата написания документа.
Внизу справа — подпись.

При необходимости к докладной можно приложить некие доказательства вины работника, скажем фотографию рабочего стола, если он целый день не работает, а сидит в интернете. Ссылки на такие приложения делаются в основном тексте записки.

Докладная: пример написания

Например, ваш сотрудник неправильно оформил накладную на товар. В результате этого машину с продукцией, которая проехала какое-то количество километров и спалила какое-то количество бензина, представители заказчика отказались разгружать. Исправленную версию заказчик отказался принимать в электронном виде, требуя оригинал. Вам пришлось срочно переоформлять документы и отправлять курьера на легковой машине на склад заказчика.

Докладная записка: пример

Директору ООО «Веселушка» Иванову С.П.

от начальника производственного цеха ООО «Веселушка» Петрова И. П.

Докладная записка.

Довожу до Вашего сведения, что работник производственного цеха Сидоров Л.Е. неправильно оформил накладную на поставку товара (5 тонн) для компании «Потребитель нашей продукции». В результате неправильного оформления накладной заказчик отказался выгружать товар. Чтобы исправить ситуацию, пришлось задействовать автомобиль «Жигули» для передачи исправленной накладной заказчику.

Последствиями такого халатного отношения сотрудника, выписывавшего накладную, стали простой автомобиля на складе; использование легкового автомобиля; повышенный расход ГСМ; испорченная репутация поставщика.

За халатное отношение к работе прошу объявить Сидорову Л.Е. выговор.

Дата

Подпись

Все, докладная готова! Что дальше? Если во внутренних документах фирмы есть указание на порядок согласования подобных документов, например их должны сначала рассмотреть и поставить резолюцию, допустим, директор по производству или служба безопасности, значит, вы, следуя указанной нормативом навигации, передаете документ в соответствующие подразделения.

Докладная записка (образец по ГОСТУ) при плохом поведении

Если указания на порядок согласования нет, то идете с этой бумагой в приемную и отдаете секретарю, при этом он отмечает документ в списке входящих и присваивает ему номер.

Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей (образец)

И что делать дальше? Ничего! Только ждать последствий (а они обязательно будут, ведь на официальную бумагу, которой является докладная записка, обязательно должен быть официальный же ответ). Дисциплинарные меры воздействия обозначаются в приказе по организации. Но бывает и так, что изложенные факты потребуется проверить. Тогда приказ содержит информацию о мероприятиях, которые необходимы, чтобы подтвердить или опровергнуть указанные вами факты.

Докладная: образец о хамстве коллеге или клиенту

Об авторе статьи

Александр Борисович Букашка: Разрешите представиться: Букашка, Александр Борисович.
Коренной петербуржец.
Умею отстаивать свои права и разбираться в документообороте.

Последние публикации автора

Докладная записка. Суть документа и правила его составления :: BusinessMan.ru

В условиях производства нередко возникает ситуация, когда один из сотрудников решает донести до своего руководства ту или иную информацию. Такое обращение, изложенное в письменном виде, носит название «докладная записка». Что это за документ и как правильно его составить? Об этом стоит поговорить отдельно.

Основные понятия

Любой работник имеет право обращаться к своему непосредственному руководителю. Он может это делать как в устном, так и в письменном виде. В первом случае все сводится к обычной беседе, которая ни к чему не обязывает каждую из сторон. Во втором обращение уже носит официальный характер.

Подобная деловая бумага носит название «докладная записка». Чем отличается такой документ от других заявлений в адрес руководства? Суть вопроса заложена уже в самом его названии.

Такую бумагу работник составляет для того, чтобы доложить о конкретной ситуации или событии. Информация может касаться отдельной личности, участка или производства в целом. В зависимости от того, кому она направлена, докладная записка может относиться как к внутренним, так и к внешним документам. Первый вариант – это когда сотрудник обращается к руководителю любого уровня в пределах данного предприятия. А второй получается в том случае, если он отправляет свою бумагу в вышестоящую инстанцию. Тогда, естественно, он выходит на внешний уровень.

Суть проблемы

Как правило, докладная записка составляется с определенной целью. Она может быть написана для того, чтобы:

Исправить сложившуюся ситуацию. К примеру, у сотрудника имеются факты того, что на предприятии совершаются действия, которые мешают нормальному ходу рабочего процесса. Он информирует об этом свое руководство с просьбой принять соответствующие меры.
Защитить себя от несправедливости. Это бывает тогда, когда человек, видя предвзятое к себе отношение, решает поставить об этом в известность свое непосредственное руководство. Он это делает в поисках помощи и защиты.

Улучшить работу. Иногда один из сотрудников замечает, что работники других отделов или структурных подразделений совершают ошибки, приводящие к снижению эффективности. Тогда он и обращается к руководителю, чтобы тот помог навести порядок.
Уйти от нежелательной ответственности. Это бывает в том случае, когда произошел какой-то инцидент. Рассказав о нем начальству, сотрудник создает благоприятные для себя условия, когда к нему не могут предъявляться какие-либо претензии.

В каждом из перечисленных случаев работник не просто доносит информацию, а просит содействия в решении проблемы.

Справедливое наказание

Трудовая дисциплина предусматривает добросовестное выполнение гражданином своих обязанностей в то время, когда он находится на рабочем месте. Кроме того, он должен соблюдать принятый порядок и выполнять все распоряжения и приказы своего нанимателя. Но в жизни не все бывает так гладко. Подчас действия сотрудников расходятся с общепринятыми нормами. Непосредственное начальство в этом случае считает своим долгом поставить в известность о происходящем руководство предприятия. Результатом такого сигнала является докладная записка о нарушении трудовой дисциплины.

Обычно в этом документе дело касается:

Невыполнения каких-то конкретных распоряжений.
Неисполнения непосредственных функций, касающихся должности нарушителя.
Нарушения дисциплины труда. Здесь имеются в виду случаи прогулов, опозданий, нахождения на своем рабочем месте в нетрезвом состоянии и другие.
Совершения противоправных действий, которые предусматривают административную или уголовную ответственность. В данном случае речь идет о хищении, порче, растрате и других правонарушениях.

В каждом из перечисленных случаев виновный должен будет понести заслуженное наказание.

Автор документа

Чаще всего докладная записка на сотрудника составляется его непосредственным начальником. В ней он доносит до руководства негативные моменты деятельности своего подчиненного.

Одновременно с этим в документе, как правило, содержится личная оценка автора. Вместе со своим видением проблемы он предлагает возможные пути ее решения. Но последнее слово, конечно же, будет за руководителем. К примеру, работник совершил прогул. В этом случае его начальник составляет на имя директора документ, который, как правило, начинается словами «довожу до вашего сведения». Затем подробно описывает, когда произошло нарушение, и предлагает со своей стороны вариант наказания нерадивого сотрудника. Так как подобная записка относится к документам внутреннего пользования, то оформлять ее можно на обычном чистом листе формата А4. Текст излагается в произвольной форме. Его условно можно разделить на две части. В одной содержится описание проблемы, а другая включает в себя сделанные по этому поводу выводы и конкретные предложения.

Частный случай нарушения

Одним из видов нарушения трудовой дисциплины является невыполнение сотрудником задания, которое ему было поручено начальником. Это может произойти в том случае, если работник забыл, не смог или просто проигнорировал данное распоряжение.

Такое действие квалифицируется как нарушение дисциплины, и непосредственным руководителем составляется докладная записка о невыполнении задания. За такой проступок человек должен будет понести справедливое наказание. Но это произойдет только после того, как он предоставит свои объяснения относительно произошедшего. Если причины, побудившие работника к подобным действиям, покажутся убедительными, то он вполне может даже избежать наказания. Сложнее решать вопрос тогда, когда непослушание сотрудника приводит к негативным последствиям. Здесь ему вряд ли удастся остаться в стороне. Особенно если в результате такого упущения был причинен ущерб или нанесен серьезный вред. Наказание в этом случае будет определяться, исходя из соответствующих нормативных актов.

Как составить докладную?

Руководитель любого уровня должен знать, как пишется докладная записка. Образец можно рассмотреть на конкретном примере. Допустим, что какой-то сотрудник не пришел вовремя на работу, а в это время там его ожидал посетитель для подписания важного контракта. Через несколько часов работник все-таки появился, но время было упущено, и клиент уже ушел. Такой поступок содержит в себе одновременно несколько нарушений:

опоздание на работу;
срыв назначенной встречи;
ущерб, который нанесен предприятию неподписанием контракта.

Если изменить сложившуюся ситуацию не удается, то начальник обязан проинформировать об этом руководство.

Подобный документ должен выглядеть следующим образом:

Сначала в правом верхнем углу пишется «шапка», в которой указывается, кому и от кого он направлен.
Далее по центру пишется его название.
Ниже идет основной текст, в котором информация размещается в определенном порядке. Сначала идет описание произошедшей ситуации. Потом следует просьба помочь в ней разобраться. После этого делается вывод на основании всего изложенного. А в заключение автор может высказать свои идеи или предложения о том, как лучше, по его мнению, выйти из данной ситуации.
В самом низу он ставит дату и подпись с полной расшифровкой Ф. И. О. и занимаемой должности.

В зависимости от причины текст записки может носить чисто информативный характер или требовать вмешательства руководства для наведения порядка.

определение, цели написания и правила оформления. Служебная и докладная записка — в чем разница между ними

Что такое служебная записка и зачем она нужна?

По своему назначению, служебная записка — это информационное сообщение, адресованное сотрудникам своего или других отделов, руководству отделов, фирмы, подразделений, филиалов. Список тем, освещаемых в таких документах, довольно широк. В служебных записках информируется об основных событиях в жизни компании, о выполнении текущих работ, сложившихся нестандартных ситуациях, содержатся жалобы и пути решения разнообразных производственных проблем.

Основная цель такого рода общения – согласование самых разных рабочих вопросов в тех случаях, когда устное решение невозможно по каким-либо причинам. Служебная записка может использоваться и руководством для составления распоряжений, которые, в отличие от приказов, имеют более неформальный характер.

Пример служебной записки

Виды и назначение докладных записок

Докладная записка – это наиболее популярный вид служебных записок, адресованный руководителю предприятия, главному бухгалтеру или любому другому вышестоящему сотруднику. Главное назначение докладной – информирование вышестоящих лиц о какой-либо ситуации, выполнении работ, а также составление рекомендаций по решению (устранению) проблемы и пр. Докладная записка, в отличие от служебной, всегда направляется вышестоящему звену и имеет юридическую силу.

Наиболее распространенным видом докладных записок являются отчетные, информирующие руководство о выполнении планов, ходе текущих работ и т.д. Реже составляются докладные, сообщающие о какой-либо внеплановой ситуации, требующей реагирования со стороны вышестоящего руководства. Спектр вопросов таких докладных довольно широк: от информации, касающейся основной отраслевой деятельности предприятия, до жалоб на организацию условий труда и докладов о несоблюдении трудовой и финансовой дисциплины, служебного поведения и т.д.

Докладная записка — пример

Составляем правильно служебную записку

Структура служебной записки предполагает обязательное наличие таких элементов:

«Шапки» с указанием организации, ФИО и должности адресата, ФИО и должности составителя.
Текстового блока, состоящего из названия документа («Служебная записка») и краткого изложения ситуации, каких-либо действий, просьб.
Даты и подписи составителя (в одной строке слева направо указывается дата, подпись и ФИО составителя).

Также в служебной записке может быть указан регистрационный номер, если по правилам предприятия она регистрируется в журнале. Важно отметить, что, поскольку служебные записки используются только внутри организации, то наличие бланков не является обязательным условием, если только этого не требуют правила предприятия. В то же время, некоторые предприятия имеют свой бланк с логотипом, разработанный специально для ведения служебной переписки.

Как составить докладную записку?

Докладная записка по своей структуре похожа на служебную. Главным ее отличием является адресат: если в служебной записке информация может быть направлена любому другому сотруднику, то в докладной сообщение адресуется вышестоящему должностному лицу.

Способы оформления докладной записки отличаются в зависимости от назначения. В частности, внутренняя докладная, направляемая руководству внутри организации, оформляется так же, как и служебная записка. Различие состоит в содержании текстового блока, который называется «Докладная записка», содержит изложение сути проблемы, предложения по ее устранению или описание уже принятых мер.

А вот при составлении внешней докладной записки, которая адресуется сотрудникам других организаций, правила более строгие:

Документ составляется на фирменном бланке организации.
Записка регистрируется в книге исходящих писем компании, при этом присвоенный регистрационный номер указывается в шапке записки. Также, при получении записки, она регистрируется как входящий документ в организации адресата.
Внешняя записка подписывается, как правила, руководителем фирмы или его заместителем. При отправке также могут потребоваться подписи начальников других отделов.
Дата составления записки является датой ее подписания и отправки.
Если записка сопровождается документальными приложениями, то в текстовой ее части составляется список прилагаемых документов.

Текстовая часть докладной записки зависит от ее назначения:

Отчетная докладная должна содержать информацию о ходе работ, выполнении сроков, описание текущих проблем и т.д. Такой отчет позволяет начальнику вовремя заметить недостатки в работе и устранить их.
Докладная записка, информирующая о конкретной ситуации, состоит из подробного описания проблемы и предложений по ее улучшению (устранению). На практике довольно часто подобные документы посвящены жалобам на нарушения сотрудниками трудовой дисциплины и носят негативный характер, поэтому в изложении информации важно опустить эмоциональную составляющую и придерживаться сути.

Служебная записка или докладная: так в чем же разница?

Как видим, служебная и докладная записки имеют много общих черт. Так, оба варианта используются для делового общения, имеют похожую структуру оформления. В то же время, есть и ряд отличий:

Служебная записка адресуется сотрудникам разного ранга внутри предприятия, тогда как докладная составляется только в адрес вышестоящего звена (своей или сторонней компании).
Служебная записка является внутренним документом, тогда как докладная может использоваться во внешней переписке с другими юридическими лицами.
Служебная записка, в отличие от докладной, юридической силы не имеет.
Поскольку служебная записка используется внутри предприятия, она может быть составлена на обычном листе бумаги. По такому же принципу оформляется и внутренняя докладная, если она используется внутри компании. В то же время, если докладная направляется в другую организацию, то при ее составлении используется фирменный бланк, регистрационный номер и другие обязательные элементы официальной переписки.

Объяснительная записка

Объяснительная записка — короткое письмо, объясняющее причины случившейся ситуации или факта. Статья 193 ТК РФ определяет объяснительную записку как обязательный документ, которым сопровождаются дисциплинарные взыскания. Руководство компании вправе потребовать написать «провинившегося» сотрудника такую записку и назначить какое-либо «наказание».

Кому пишется: руководителю.

Что писать: структура письма состоит из 2-х смысловых блоков. В первом описывают причины написания объяснительной, во втором — объясняют их.

Объяснительные записки — это ответ на реакцию, претензию со стороны руководства. Например, за опоздание, невыполнение задания или как объяснение сложившейся внештатной ситуации (ДТП с участием служебного автомобиля, кража имущества или офисной техники и пр.).

Образец объяснительной записки

Различия служебной записки, докладной и объяснительной

Некоторые должностные лица путают служебную с докладной запиской. Несмотря на их сходство, эти два документа отличаются друг от друга. Если в докладной руководство компании ставится в известность о том, что на том или ином участке существует проблема или сбой в работе, то в служебной не только приводится этот факт, но еще излагаются варианты решения возникшей проблемы.

Также чем-то похожа на докладную объяснительная записка, только ее чаще всего пишут подчиненные на имя своих вышестоящих руководителей. Этот внутренний документ используется для объяснения причин происшествия, описания предпринятых действий и обстоятельств произошедшего.

Обратите внимание!

В некоторых случаях закон обязывает работодателя взять у работника объяснение при нарушении им трудовой дисциплины или нанесении материального вреда имуществу предприятия.

Определение термина: что это такое?

Служебная записка или «служебка» — это информационно-справочный документ, содержащий просьбу или предложения по поводу возникших производственных трудностей и адресованный другим сотрудникам учреждения на горизонтальном уровне.

Главная его черта в том, что он не только кратко информирует о возникновении проблемы, но и содержит план мероприятий по ее устранению.

Регламентирующий документ

Основные правила по оформлению и составлению различных записок организации (в том числе, и служебных) указаны в . Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». Наиболее важные моменты отражены в его следующих частях:

раздел 4 — требования к используемым бланкам (формат, цветность и поля).
Раздел 2 — реквизиты (перечень и порядок указания на бланке).
П. 3.20 — требования к оформлению табличной информации.
П. 3.17 — требования к исполнению резолюции как итога рассмотрения служебной записки и принятия на ее основании решения руководством организации.

Виды служебных записок

Благодаря достаточно свободной форме изложения, служебная записка используется в очень широком спектре вопросов и ситуаций. Далее будут перечислены наиболее часто встречающиеся ситуации, но это не означает, что данный список исключителен и не может быть дополнен другими пунктами.

Сотрудником на сотрудника

Даже если два сотрудника отделены друг от друга только проходом между столами, это не может помешать им общаться в письменном виде. И расценивать это как рабочий конфликт будет в корне неверно. Взаимодействие с помощью обмена «письмами» помогает:

избежать сбоев в результате большой загруженности и забывчивости;
решить проблему неисполнения обязанностей или несвоевременной передачи необходимых данных;
разрядить напряженные отношения, а также перевести служебную записку на сотрудника в разряд дисциплинирующих и организующих документов.

Содержание этих бумаг может быть очень разным и содержать в себе как просьбы, так и требования. Например, если сотрудник видит, что кто-то из членов команды пренебрегает должностными функциями, то еще до обращения к руководителю, можно направить служебную записку о невыполнении служебных обязанностей легкомысленно относящемуся к работе коллеге. Это будет и корректнее, и позволит доказать в дальнейшем, что пробелы в работе не стали результатом «круговой поруки» и замалчивания проблемы.

Служебная записка – инструмент взаимодействия между специалистами одного структурного уровня, для обращения в адрес руководителя правильнее использовать докладную записку.

На списание

Редко какой труд не связан с материальными ценностями или расходниками, применяемыми для успешной работы. Это влечет за собой их порчу или утрату качественных характеристик, и тогда нужно обратиться в службу снабжения для списания старых материалов и выдачи новых.

Если износ или выход из строя предметов труда стал результатом естественных процессов, связанных со старением или выработкой ресурса, то можно сообщить об этом материально ответственному лицу. Формой уведомления может стать служебная записка на списание с перечнем утративших полезность предметов и причиной отказа от их использования.

Другое дело, если выход их строя был связан с нестандартными событиями или неаккуратностью ответственных сотрудников, то тут уж без ведома и решения начальства не обойтись. В этом случае уместнее писать не служебную записку, а докладную.

На премирование

Письменное общение чаще связано с неприятными событиями или обменом данными. Реже случаются более приятные поводы составления служебной записки – сообщение о премировании.

Поскольку отличительной чертой записки считается правило ее направления сотруднику равного ранга, то и предложение о награждении, оформленное подобным образом, правильнее направить, например, в кадровую службу. Как вариант, можно отдать документ сотруднику, ответственному за составление проекта приказа о премировании или представлении списка кандидатов на получении денежных поощрений.

На совмещение

Эта бумага пишется, если желание совмещения является не просто частным желанием, а обусловлено производственной необходимостью, наличием вакансии и указанием причины, по которой данная должность теперь свободна (например, сотрудница ушла в декрет).

Например:

Генеральному директору ООО «Гринхилл» Федорову П.П.

12 мая 2017 года

служебная записка № 2

Уважаемый Петр Петрович!

Ввиду наличия в финансовом отделе временно вакантной должности аналитика по продажам ( сотрудник Синицына И.А. ушла в декретный отпуск) предлагаю поручение этой должности в порядке совмещения менеджеру по логистике Баранову Ю.Ю.

С уважением,

Финансовый директор

Максимов Максим Максимович (подпись).

На увольнение

Здесь речь идет об увольнении ненужного сотрудника, причем при создании документа необходимо четко указать, почему вы настаиваете на такой мере. Обязательно привести нормы трудового законодательства, чтобы было очевидно, на чем ваши доводы базируются. Иначе мало того, что предложению вашему не придадут серьезного значения.

Вы можете получить и немаленькие неприятности в дальнейшем, если ваше предложение уволить кого-то будет обосновано всего лишь вашей личной неприязнью.

Например:

Директору по персоналу ООО «Викарий»

Сидоровой М.П.

служебная записка

Довожу до вашего сведения необходимость уволить курьера отдела продаж Епифанову А.А, поступившую на работу 15 июня 2016 года и находящуюся на данный момент на испытательном сроке.

Причины для этого следующие:

Епифанова А.А. в течение месяца ни разу не пришла на работу вовремя, опаздывая от 3 минут до 1 часа, обосновывая это дальностью проживания и перебоями с электричками.
При доставке заказов клиентам опаздывала на 1-3 часа, что подтверждается тремя негативными отзывами от наших постоянных клиентов.

Приложение.

Руководитель отдела доставки

Петров Иван Иванович (подпись).

На оборудование

Эту бумагу пишет отдел, которому требуется, к примеру, закупить новое оборудование.

Например:

Генеральному директору ООО «Джи- Стар»

Кузину Петру Кузьмичу

14 июля 2017 года

служебная записка №4

Довожу до вашего сведения, что в отделе по работе с клиентами, сломались 3 компьютера, еще 2 требуют ремонта. На настоящий момент сотрудники работают на принесенных из дома ноутбуках.

Прошу вас закупить 3 компьютера для отдела по работе с клиентами, сдать 2 в ремонт. На время ремонта работникам предоставить 2 резервных ноутбука.

Руководитель отдела по работе с клиентами

Александров Александр Александрович (подпись).

На командировку

После отмены в 2014 году необходимости обязательного оформления командировочного удостоверения на каждую служебную поездку, стал вопрос о том, как правильно зафиксировать некоторые нюансы и отчитаться о ее результатах. Выходом была избрана служебная записка на командировку. Именно в такой форме можно проинформировать руководителя о том, как и когда планируется выполнять задание компании, а также изложить в записке результаты поездки.

Этот документ принято использовать:

если путь до места назначения совершался на личном или попутном транспорте;
если нужно отчитаться о работе в выходной день или сверхурочные часы;
если по приложенным финансовым документам невозможно точно определить фактическую длительность командировки;
если есть обстоятельства, которые должны быть учтены при начислении суточных и возмещении расходов или нужно объяснить необходимость трат без первичных документов.

Служебная записка директору

Поскольку руководитель, чаще всего, высший единоличный орган управления предприятием, то представить себе ситуацию, в которой будет правильно направить служебную записку директору, довольно сложно. В соответствии с принципами служебной иерархии на его имя лучше подавать докладные.

Нежелание так озаглавливать предоставляемый на рассмотрение начальства документ продиктовано, скорее, субъективными причинами и эмоциями. Однако, стоит понимать, что служебная записка о нарушении должностной инструкции выглядит нелогичной.

Вариант правильного использования формы служебной записки, адресованной директору, возможен в корпорациях или холдингах. Только в их структуре может быть одновременно несколько директоров, равных по положению в организации и не находящихся друг у друга в подчинении. Внутри предприятий с прямолинейной системой управления и одним руководителем уместнее использовать докладные по всем производственным вопросам, требующим внимания и утверждения директором.

В каких случаях составляется и кем

В любой организации возникает ситуация, когда сотрудники оповещают руководство о возникших проблемах, просят пояснить возникшие обстоятельства или предлагают пути решения рабочих вопросов. Для этого и используют образец, как правильно написать служебную записку. Они бывают:

Докладные. Пишется, если работник вносит какое-либо предложение или обращается за помощью для устранения нарушений или разногласий с другим сотрудником.
Объяснительные. Чаще всего вследствие происшествия, имеющего негативные последствия, пишется объяснительный текст, в котором указываются причины нарушения.
Аналитические или информационные. В них содержится анализ рабочей проблемы или концепции, выводы и предложения, основанные на основе полученной информации.

Причиной создания является инициатива сотрудников или устное или письменное указание руководителя.

Требования к документу

В перечне первичных учетных документов, применяемых государственными учреждениями, определяемых Приложением № 1 Приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н, нет унифицированной формы, чтобы составлять эту бумагу. Она пишется в произвольной форме на чистом листе бумаги формата А4. При необходимости в организации с разветвленной структурой возможна разработка этого бланка.

Образец формы служебной записки содержит реквизиты, позволяющие быстро сориентировать пользователей в сути документа, его источнике, актуальности даты и порядковом номере. Этот документ не подлежит обязательной регистрации. Но организация может решить их регистрировать, например, для контроля.

На списание

При составлении этого документа необходимо указать, какие единицы оборудования или техники следует списать и ввиду чего. Обязательно сослаться на объективные факты – истечение срока эксплуатации, итд. Бумагу пишет обычно глава административно-хозяйственного отдела. Правила написания остаются теми же.

На замену

Пишет заинтересованное лицо – обычно на имя генерального директора или лица, ответственного за техническое обеспечение (как написать записку на имя директора?). Например, требуется заменить компьютер. В этом случае следует указать:

причину, по которой вы хотите его заменить;
тип агрегата, какие дополнительные функции, по вашему мнению, должны присутствовать;
дата, подпись.

Составляем служебную записку грамотно — как оформить документ на повышение зарплаты или в должности, о командировке, на выдачу денежных средств или на ремонт автомобиля? Можно ли научиться правильно составлять данную бумагу на перерасчет, выплату или удержание з/п, на покупку товара, обучение сотрудников, о переводе на другую должность и на отгул?

Важные особенности и формулировки

В деловом поведении, особенно у госслужащих, должна соблюдаться этика. Служебная записка «Довожу до вашего сведения» не отвечает требуемым высоким этическим нормам. Написать о нарушении трудового распорядка можно проще, пропустить в докладной фразу «довожу до вашего сведения» и сразу начать излагать факты и суть происшествия. Например: «Вчера, 13.09.2019, было сорвано занятие в учебном классе из-за…».

Если в учреждении принят электронный документооборот, образец, как писать служебную записку в электронном виде не имеет существенных отличий. При отправке по электронной почте запросите уведомление о том, что письмо прочитано адресатом.

Пошаговое составление

Правило работы со служебной запиской состоит из нескольких шагов:

Сотрудник создает служебку.
Согласовывает ее с непосредственным руководителем и заинтересованными лицами — со специалистами, которые будут участвовать в исполнении работ.
Затем передается на рассмотрение адресату в указанное подразделение или отдел.
Адресат знакомится с содержанием и выносит резолюцию, отдает поручения, если они необходимы.
Документ отправляется на исполнение, а автор уведомляется о результате.

Если директор не написал отказ, только его положительная резолюция является основанием для принятия каких-либо мер или выполнения работ.

Рассмотрим ситуацию, когда заместитель директора составляет служебку на имя руководителя учреждения. Допустим, ему необходимо получить разрешение для доступа сотрудников сторонних фирм на территорию школы до заключения договора на поставку оборудования. При прочтении директор поставит резолюцию о том, что надо составить список лиц для доступа, или отдаст распоряжение подготовить временные пропуска. Вот пример, как пишется служебная записка: «Прошу разрешить ООО «Спортивный инвентарь» доступ на территорию школы 2 сентября 2020 года в 14-00. Это необходимо для подписания договора поставки спортивного инвентаря, который необходим для подготовки к соревнованиям».

Пример написания служебной записки для бюджетной организации

Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр»

Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

И.И. Иванову

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

«02» сентября 2020 г.

В связи с подготовкой к городским соревнованиям по конкуру прошу предоставить доступ в тренировочные секции школьной команде по конкуру в составе:

Аллюрова А.А., 10-А класс.
Галопов Г.Г., 9-Б класс.
Рысьев Р.Р., 10-Б класс.

Преподаватель верховой езды

П.П. Петров

Отправка документа посредством электронной связи

Нередки случаи, когда в организации ведется электронный документооборот, и все просьбы и записки необходимо отправлять именно по Интернету или внутренней сети. В этом случае пугаться не надо, в этом ничего страшного нет. Однако для этого желательно иметь личную электронно-цифровую подпись, чтобы можно было подтвердить свою просьбу.

Или же можно написать служебную записку на листе бумаги, подписать ее и отсканировать. Электронную версию отправляете на необходимый адрес и ждете ответа.

Всегда ли нужно оформлять свое предложение письменно

Зачастую встает вопрос: а можно ли обратиться к руководству предприятия в устной форме? Ответ очень прост: обратиться устно всегда можно, но даст ли это какие-то результаты, неизвестно. Письменное же сообщение всегда является официальным документом, независимо от его содержания и адресата. А вот устное сообщение – это просто слова, на которые может и не быть ответа.

Поэтому можно посоветовать все предложения, объяснения и пояснения для начальства оформлять исключительно на бумаге. Иначе просто можно не получить ответной реакции на свою просьбу или предложение.

Обмен служебными записками между обособленными подразделениями

Иногда служебные записки служат средством общения между обособленными подразделениями одной и той же фирмы. Составление такого документа для другого подразделения ничем не отличается от записки для руководства. Единственное отличие, которое есть, – это то, что необходимо указать сами подразделения, можно также указать и адрес. В этом случае служебная записка все равно является внутренним документом.

Шапку служебной записки надо оформлять по образцу заявления, которое пишется на имя руководителя. Далее пишется сам текст, в котором поясняются все проблемы конкретного подразделения. Желательно описать не только суть проблемы, но и подробно все нюансы. Также можно предложить способы ее решения.

Обязательно должны быть указаны реквизиты документа: дата и номер. Это нужно для того, чтобы он стал официальным.

Источники

https://vchemraznica.ru/sluzhebnaya-i-dokladnaya-zapiska-v-chem-raznica-mezhdu-nimi/
https://zen.yandex.ru/media/id/5b4dc93871bf7800a9b4bc51/v-chem-raznica-slujebnye-dokladnye-i-obiasnitelnye-zapiski-5c78ebcba71ea800b38e6103
https://pravoved.ru/journal/sluzhebnaya-zapiska/
https://101million.com/dokumenty/zapiski/sluzhebnaya/chto-takoe-sz.html
https://viplawyer.ru/sluzhebnaya-zapiska/
https://101million.com/dokumenty/zapiski/sluzhebnaya
https://gosuchetnik.ru/shablony-i-formy/instruktsiya-sostavlyaem-sluzhebnuyu-zapisku
https://www.syl.ru/article/147474/mod_chto-takoe-slujebnaya-zapiska-i-dlya-chego-ona-nujna

[свернуть]

Facebook

Twitter

Вконтакте

Google+

что это такое, для чего нужна, кто пишет, правила составления, образец

Последнее обновление: 18.02.2021

Деятельность любой организации, независимо от формы собственности, масштабов и сферы производства, не обходится без деловой документации.
Полномочия собственника или первого руководителя определены трудовым законодательством. Однако, в силу объективных обстоятельств, работодатель не в состоянии самостоятельно контролировать работу каждого из подчиненных персонально. Одной из форм донесения до сведения руководителя тех или иных фактов, является докладная записка.
Остановимся подробнее, отвечая на вопросы, касающиеся содержания докладных, требований к форме документа.

Что такое докладная записка?

По сути, докладная записка является письменным обращением к руководителю с донесением каких-либо сведений и информации, касающейся рабочего процесса.

Лицо, докладывающее о тех или иных фактах, связанных с производством или, например, о нарушениях трудовой дисциплины, высказывает свое мнение о необходимости принятия конкретных мер.

Так, начальник структурного подразделения вправе довести до сведения работодателя:

о недобросовестном отношении к выполнению трудовых обязанностей сотрудников, находящихся в непосредственном его подчинении, с целью привлечения к ответственности;
доложить о необходимости приобретения материалов, сырья, необходимых для выполнения работ;
сообщить о выходе из строя оборудования для планирования проведения ремонтных работ;
и так далее.

Приходим к выводу, что докладная записка – письменно доложенная информация вышестоящему должностному лицу, полномочному принять конкретные меры для разрешения сложившейся ситуации.

Докладная записка всегда адресуется вышестоящему лицу

Назначение докладных записок

Доводя до сведения работодателю или руководителю определенную информацию, предполагают принятия конкретных действенных мер, решений.

Например, начальник отдела, может лишь сделать замечание опаздывающему на работу подчиненному, не имея полномочий привлечь к дисциплинарной ответственности.

Подав первому руководителю докладную записку о нарушении дисциплины труда, он вправе инициировать объявить выговор или, при грубых нарушениях, нахождении в нетрезвом состоянии на рабочем месте – принять более строгие меры наказания, вплоть до увольнения.

В зависимости от желаемого результата доведения информации, касающейся производства, трудовых правоотношений, соблюдения дисциплины, докладные могут иметь разные функции:

для урегулирования проблем производственного или административно-хозяйственного характера;
предлагать введение рационализаторских предложений, способствующих улучшению производственной деятельности;
предоставлять отчетные сведения о выполненных работах;
информировать о происшествиях, ставших причиной нанесения материального ущерба или несчастных случаях, связанных с производством;
доводить до сведения руководителя о необходимости принятия конкретных мер для устранения нарушений, выявленных в ходе контрольных мероприятий органами государственного надзора;
выделять положительные моменты, для поощрения добросовестных сотрудников.

Докладная записка, пример, когда подана после плановой проверки и выданного предписания об устранении нарушений:

Главному врачу
Семейный медицинский центр «Альянс»
Молотягину В.И.
от инженера по охране труда
Тимофеевой И.И.
06.12.2019

Докладная записка

Довожу до Вашего сведения, что для выполнения п. 3 Предписания № 181-06/ 12-2019, выданного по итогам плановой проверки, проведенной территориальной инспекцией труда с 01. 12.2019 по 05.12.2019, необходимо провести обучение и проверку знаний лиц, обслуживающих паровые стерилизаторы.

Прошу выделить средства для заключения договора с учебным центром для обучения 5 человек.

Инженер по охране труда (подпись) И. И.Тимофеева

Отличительные особенности докладной записки от служебной и объяснительной

Внутренний обмен деловой информацией предполагает помимо докладных, возможность подачи:

служебных записок;
обязательных при определенных обстоятельствах письменных объяснений.

Служебную записку по существу можно определить как одну из разновидностей докладной.

Применяется такого рода документ для внутреннего пользования, обмена информацией между сотрудниками, не подчиняющимися друг другу.

Как правило, служебные записки, в отличие от докладных, поданных вышестоящему руководству, адресованы коллегам, занимающим равное должностное положение.

Подают служебные записки для получения необходимой информации, либо сообщая сведения, касающиеся производства другому отделу. Например, подготовив служебную записку, главный бухгалтер предприятия информирует структурные подразделения о смене банковских реквизитов.

Согласно трудовому законодательству, для принятия руководителем решения о выборе меры привлечения к дисциплинарной или в предусмотренных законом ситуациях, материальной ответственности, должны быть соблюдены процессуальные требования.

С виновного подчиненного берут письменные объяснения, помогающие разобраться в причинах совершенного проступка, принять объективное решение. При отказе писать объяснительную, составляется соответствующий акт.

Отсутствие объяснительной записки или акта, подтверждающего отказ дать объяснения содеянному, чревато признанием приказа о наложении взыскания незаконным.

Например, при обжаловании увольнения в надзорные органы или суд, руководителю придется не только восстановить с нарушением уволенного сотрудника в прежней должности, но и выплатить компенсацию среднего заработка за время вынужденного прогула.

Цель объяснительной – дать пояснения нарушения дисциплины, невыполнение своевременно задания, и тому подобное.

Любая докладная может начинаться с фразы «довожу до вашего сведения», образец объяснительной имеет произвольную форму:

Должность руководителя,
фамилия, инициалы имени, отчества
полностью фамилия, имя, отчество сотрудника,
структурное подразделение, являющееся основным местом работы,
занимаемая должность (профессия)

Объяснительная записка

«__»_________ 2019 года я опоздал(а) на работу в связи (указать причины нарушения дисциплины труда и внутреннего распорядка).
Приложение: (при наличии документов, подтверждающих обоснованность проступка, перечислить списком).

Дата подпись инициалы имени, отчества, фамилия.

Так же, как и докладную, для решения производственных задач, в рамках взаимодействия между различными отделами, структурными подразделениями, служебную записку можно начать фразой «довожу до вашего сведения».

Образец служебной записки:

Директору ООО «Гермес»
Леонову А.П.
от менеджера по продажам
Федонюк Натальи Валерьевны

Служебная записка

Довожу до Вашего сведения, что с 25.11.2019 по 25.12.2019 года, согласно Приказу № 54 от 22.11. 2019 г., я находилась в служебной командировке в ООО «Астра», расположенном в г. Шахты, Ростовской области.

Для проезда к месту выполнения поручения и обратно был использован личный автомобиль марки ВАЗ 2106, номер государственной регистрации М346РО 123.

Во время пребывания в командировке проживала у родственников.

Отбыла 25.11.2019 в 7ч 00 мин.

Прибыла 25.12.2019 в 19ч 00 мин.

Приложение:

кассовый чек на заправку в г. Ростове 25.11.2019;
кассовый чек на заправку в г. Шахты, Ростовской области от 25.12.2019;
отчет о проделанной работе.

27.12.2019 г. подпись Н.В. Федонюк

Для наглядности отличий разного рода письменных обращений, используемых в делопроизводстве, приведем таблицу:

Вид записки	Цель	Кому адресуют	Суть содержания	Примеры
Докладная	Информируют о конкретной ситуации, факте, выполнении работы. Обосновывают выводы, вносят предложения.	Вышестоящему должностному лицу.	1 часть – причины и мотивы, послужившие для написания 2 часть – информирование, анализ ситуации 3 часть – выводы, предложения, просьбы.	Предложение о премировании, повышении сотрудника и так далее.
Служебная	Оперативно передают в письменном виде информацию между отделами, получают ответы на запросы, уточняют данные поручения.	Лицу, состоящему на одном уровне управления с составителем записки. Адресат и составитель не подчиняются друг другу.		Заявка на пропуск сотрудников в выходной день, оповещение о ремонтных работах в офисе, прочее.
Объяснительная	Объяснить причины совершения проступка, что стало основанием конкретных действий.	Собственнику или первому руководителю, непосредственному начальнику.	Описываются причины и мотивы написания записки, их объяснение. Не содержит выводов и просьб.	Объяснение прогула, невыполнения задания, перерасхода средств компании и тому подобное.

Классификация докладных записок

В зависимости от целей взаимодействия, адресата, кому направлены сообщения, докладные бывают:

внешними – когда информируют вышестоящие организации;
внутренними – поданными на имя руководителя организации.

Возможно разделение видов докладных записок, по сути содержания:

информационные, доводящие определенные сведения до начальства;
отчетные, для сообщений результатов на определенных этапах деятельности;
инициативные, когда работники вносят свои предложения.

Образец докладной записки

Главному врачу
Центральной городской больницы г. Калуга
Малышеву И. И.
инженер по охране труда
Волков Н.И.

Докладная записка

Довожу до Вашего сведения, что в производственных подразделениях Центральной городской больницы № 5 в рамках подготовки ко Дню охраны труда под девизом «Охрана труда и будущее сферы труда» с 08.04.2019 г. по 18.04.2019 г. в структурных подразделениях МУ была проведена проверка выполнения требований нормативных актов:

по охране труда на рабочих местах;
соблюдения правил пожарной и электробезопасности;
техники безопасности эксплуатации сосудов, работающих под давлением;
организации и производства работ повышенной опасности.

По результатам проверок прошу поощрить лучших работников и подразделения почетными грамотами:

«Лучшее структурное подразделение МУ «ЦПМСП г. Тореза – амбулаторию № 7;
«Лучший работник» – младшую медицинскую сестру (санитарку) ДСП манипуляционного кабинета Чужинову Светлану Васильевну;
«Лучший молодой работник» – сестру медицинскую общей практики – семейной медицины амбулатории № 5 Рязанцеву Кристину Валериевну.

19.04.2019 г.

Инженер по охране труда (подпись) О.Н. Малышева

Кто может написать докладную и куда ее подавать?

Законодательные и правовые акты не ограничивают право работников в зависимости от занимаемой должности, профессии, обращаться к руководству с докладной запиской.

На практике, решение вопросов, связанных с трудовыми правоотношениями, происходит в порядке подчиненности. Сотрудники пишут заявления, служебные записки, объяснительные своему непосредственному начальнику. Далее информация доводится до сведения первому руководителю.

В то же самое время, например, с жалобой на директора каждый работник вправе написать докладную в вышестоящую организацию.

В каких случаях пишется докладная?

Докладная записка является одной из обязательных составляющих при оформлении документации дисциплинарных взысканий, согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации № 299, действующему в редакции от 17.07.2019.

Помимо этого, докладные используются для информирования вышестоящего руководства, имеющего полномочия принимать действенные меры для решения производственных задач, стимулирования, поощрения подчиненных.

Содержание и правила составления докладной записки

Унифицированных бланков для заполнения при необходимости донести до сведения руководителя определенную информацию не существует. Локальными правовыми актами может быть утверждена типовая форма докладных.

Несколько рекомендаций о том, как написать докладную, имеющую силу юридического документа:

в правом верхнем углу страницы оформляют шапку, указав – кому и от кого направлено сообщение;
текстовая часть условно делится на две части, вначале описывают события, ставшие поводом для обращения, во второй части как итог – предлагают необходимые меры, высказывая свои пожелания решения проблем;
закачивают послание уточнением даты, личной подписью, расшифровав рядом должность, инициалы имени, отчества, фамилию.

Оформление внутренней докладной

Образец, как можно написать докладную записку

Сообщение, направленное для внутреннего пользования руководителю, составляют на листе бумаги формата А4.

Документ можно подготовить, написав от руки или распечатать современными средствами оргтехники. Стиль изложения должен быть деловой, без лишних эмоций, объяснять суть и четко выражать желаемый результат.

Образец:

Генеральному директору
ООО «Артемида»
начальник транспортного цеха
Михалев А.И.

Докладная записка

По результатам проверки с 01.12.2019 по 10.12.2019 пожарно-технической комиссией состояния внутреннего противопожарного водоснабжения, было выявлено, что пожарные краны:

не подключены к центральному водоснабжению;
не имеют полной комплектации.

Прошу принять меры для устранения неполадок.

11.12.2019 г. подпись А.И. Михалев

Оформления внешней докладной

Никаких особых требований к составлению докладной, направленной в вышестоящие организации (внешней), нет.

Поскольку докладная записка играет роль исходящего документа, она должна быть оформлена на фирменном бланке с указанием:

полного названия предприятия, выступающего юридическим лицом;
адреса регистрации и местонахождения;
номеров контактных телефонов, факса, адреса электронной почты.

Докладная, направленная от имени администрации, регистрируется в соответствующем журнале с присвоением исходящего номера.

В конце документ подписывается с уточнением должности лица, направляющего докладную, фамилии, инициалов имени, отчества.

Особенности написания докладной

Как и любое деловое письмо, докладную готовят, соблюдая основные правила, указав:

кому направлен документ;
кто его заявитель;
суть проблем, требующих решения.

В отличие от служебной, объяснительной записки, резолютивная часть докладной содержит мнение лица, обращающегося к вышестоящему по должности, просьбу принять соответствующее решение.

Результат рассмотрения докладной

Изучив изложенные документально факты, руководитель принимает решение, сделав письменную резолюцию.

Так, если до сведения директора доведена информация о прогулах подчиненного, приложен акт об отказе давать письменные объяснения, руководитель отписывает поданную докладную инспектору кадровой службы для подготовки приказа об увольнении.

Образцы докладных записок

Докладная на сотрудника может быть подана его непосредственным руководителем или коллегами по работе.

«Шапка» документа заполняется всегда по аналогии.

Приведем примеры текстовой части при разных обстоятельствах, ставших причиной для обращения.

При некорректном поведении

«Довожу до вашего сведения, что 15.12.2019 г. водителем Петровым Николаем Ивановичем были допущены некорректные высказывания в адрес медицинской сестры Лихачевой Лидии Петровны при освидетельствовании перед выездом на линию.

Нарушая рабочую обстановку, этику поведения, Петров Н.И. постоянно делает нетактичные замечания, касающиеся внешнего вида других водителей, применяя нецензурные выражения, провоцирует конфликт.

Прошу привлечь Петрова Н.И. к дисциплинарной ответственности.

Заведующий гаражом (подпись) Данилов И.В.»

При нарушении трудовой дисциплины

«Довожу до вашего сведения, что 17.12.2019 г. медсестра доврачебного кабинета Леонтьева Наталья Петровна не вернулась на рабочее место после обеденного перерыва, отсутствовала с 13.00 до 16.00 часов.

18.12.2019 года никаких оправдательных документов, подтверждающих обоснованность причин ее отсутствия, предоставлено не было.

Письменные объяснения давать отказалась, о чем составлен соответствующий акт.

Прошу привлечь в установленном порядке Леонтьеву Н. П. к дисциплинарной ответственности в виде выговора.

Старшая медсестра (подпись) Р.П. Гречкина»

При невыполнении профессиональных обязанностей

Обычно докладная записка начинается со слов “Довожу до Вашего сведения”, но это необязательное требование

Скачать образец докладной записки Заказать бесплатную консультацию юриста

Докладная записка: как правильно написать образец

Докладная записка, что это за документ, как правильно написать и оформить, на эти вопросы вы найдете ответ в статье.

Докладная записка, что это за документ?

Как правильно написать докладную записку?

По содержанию докладные записки подразделяются на:

инициативные;
информационные;
отчётные.

Оформление докладной записка

Докладная записка – образец

Докладная записка – образец ГОСТ 2003

Докладная записка – образец ГОСТ Р 7.0.97-2016 с 01 июля 2018 года

Ольга Софронова

Еще статьи:

Рубрика «Типовые инструкции по охране труда»

Подпись на документах

По каким признакам необходимо определять аналогичные рабочие места при проведении специальной оценки условий труда в организации?

Проведение СОУТ: методические рекомендации

Что такое правильный формат заметки? (С шаблоном и примерами)

Меморандум или «меморандум» — это письменное сообщение, используемое для внутренней коммуникации в бизнес-организации. Компании часто используют его для информирования сотрудников и внутренних заинтересованных сторон о политиках, процедурах, проектах, событиях и деятельности команды компании. Чтобы передать ваше сообщение профессионально, важно понимать правильный формат памятки. В этой статье мы представляем некоторые форматы заметок и примеры с советами по написанию профессиональных заметок.

Связано: Заметки: определения и примеры

Как выбрать формат памятки

Существуют различные типы памяток, такие как информационные запросы, подтверждения, периодические отчеты, предложения и памятки с результатами исследования.

Цель или цель сообщения будет различаться в зависимости от типа напоминания, которое вы пишете. Например, вы можете написать информационную записку, чтобы поделиться информацией с сотрудниками, в то время как записка с запросом должна быть более убедительной.Вы можете захотеть, чтобы памятка с результатами исследования сохраняла нейтральный тон, но отчетная памятка может включать соответствующие данные и таблицы.

Хотя все типы заметок имеют схожий формат, в теле сообщения могут быть некоторые различия. Например, вы можете написать основное сообщение в виде обычного текста или включить строки, столбцы или таблицы, если вам нужно включить набор данных.

Связано: что такое правильный формат заметки? (С шаблоном и примерами

Разделы служебной записки

В отличие от официального делового письма, служебная записка не содержит приветствия или подписи отправителя.Формат памятки обычно включает следующие разделы:

Заголовок

Раздел заголовка включает название и адрес компании, которые уже напечатаны в случае фирменного бланка. Сразу под адресным разделом или фирменным бланком слово «Меморандум» или «Меморандум» , кажется, дает понять, что сообщение передается посредством служебной записки.

Получатель

В этом разделе указаны получатели.Например, если вы пишете служебную записку всем сотрудникам отдела маркетинга, в ней должно быть написано «Кому: всем сотрудникам отдела маркетинга».

Отправитель

В этом разделе указываются имя, должность и отдел лица, написавшего памятку. Например, «От: Т. Джонс, помощник менеджера по продажам».

Копия или дополнительные получатели

Это получатели, которым вы не обращаетесь напрямую в разделе Кому , но которым вы отправляете копию памятки для информации.

Дата

Все служебные записки обязательно должны включать дату написания служебной записки.

Строка темы

Строка темы дает получателям быстрое представление о содержании памятки. Он должен быть кратким и точным. Например, «Тема: Учебное занятие для сотрудников отдела SEO».

Тело сообщения

В этом разделе сообщение состоит из одного, двух или трех коротких абзацев. В теле сообщения сначала должна быть указана цель написания памятки, а затем переходить к сообщению.Если содержание этого раздела длинное, вы также можете включить краткое изложение сообщения. Сообщение должно заканчиваться четким призывом к действию, то есть тем, какие действия получатели должны предпринять.

Вложения (необязательно)

Для некоторых служебных записок, например, связанных с исследованиями, презентациями или результатами, могут потребоваться дополнительные данные в виде вложения для подтверждения сообщения служебной записки.

Формат служебной записки

Вот формат, который можно использовать для создания служебных записок:

Меморандум

Кому: [указать имя получателя]

От: [указать свое имя и должность]

Дата: [Месяц, день, год]

Тема: [Тема служебной записки]

[Памятка не требует приветствия]

Тело служебной записки

[Начните с прямого и краткое введение, в котором указывается причина написания памятки.]

[Предоставьте читателю краткую, но подробную информацию.]

[Закончите четким закрытием и призывом к действию.]

Связано: 7 типов деловых писем и когда их использовать

Примеры памяток

Вот пять примеров бизнес-памяток для различных сценариев:

Пример 1

* Кому: Всем сотрудникам отдела закупок *

* От: Барри Баттонвуд, помощник менеджера, персонал Обучение и развитие *

* Дата: 22 августа 2020 г. *

* Тема: Обязательное обучение работе с новым программным обеспечением *

Все вы знаете о недавнем внедрении компанией нового программного обеспечения для управления цепочками поставок.Компания инвестировала в новое приложение, чтобы улучшить взаимодействие с нашими поставщиками, улучшить отслеживание заказов и сократить задержки до минимума, чтобы сэкономить средства и повысить эффективность.

Мы проведем обучающий семинар для ознакомления сотрудников отдела с новым программным обеспечением 25 августа 2018 года. Мы надеемся, что этот тренинг позволит каждому плавно перейти на новое приложение. Все сотрудники отдела должны присутствовать на тренинге.

Пример 2

* Кому: Всем сотрудникам *

* От: Бриджит Пол, вице-президент, производственный отдел *

* Тема: Периодическое техническое обслуживание завода *

* Дата: 21 сентября 2020 г. *

Пишу, чтобы сообщить вам, что следующее периодическое заводское обслуживание начнется 27 сентября 2017 г. и продлится в течение следующих трех недель.

По мере того, как мы продолжаем создавать новые продукты и увеличивать объемы производства, мы чувствуем необходимость поддерживать наши производственные мощности в наилучших условиях, чтобы обеспечить благоприятные условия труда для наших сотрудников, соответствовать ожиданиям клиентов и достичь наших планов по доходам.

Во время периодического технического обслуживания мы будем закрывать одну фабрику каждую неделю и увеличивать количество смен на двух производственных объектах, чтобы удовлетворить наши производственные квоты. Мы приняли соответствующие меры для выплаты сверхурочных премий и уже обсудили с руководителями отделов и руководителями групп способы поддержания эффективности и производительности персонала в период технического обслуживания.

Если у вас есть сомнения или вопросы относительно планового заводского обслуживания, пожалуйста, свяжитесь с отделом кадров. Приносим извинения за неудобства, которые могут возникнуть в результате этой операции.

Спасибо за сотрудничество.

Пример 3

* Кому: Все сотрудники *

* От: Лейла Смит, генеральный директор *

* Дата: 18 февраля 2021 года *

* Тема: Повторяется проблемы безопасности данных *

Мне стало известно, что компания испытала серию утечек данных за последние две недели из-за недавних изменений в нашей системе безопасности межсетевого экрана.Я знаю, что некоторые из вас потеряли файлы на своих рабочих станциях, и произошла, по крайней мере, случайная утечка конфиденциальной информации компании. Мы предпринимаем шаги для решения этой проблемы, чтобы предотвратить дальнейшие нарушения безопасности данных.

Тем временем мы переходим на временную систему управления данными, пока наши инженеры и внешние консультанты не устранят проблему. Мы приветствуем комментарии и предложения о том, как решить эту проблему, чтобы мы могли вернуться к достижению результатов для наших клиентов.

Спасибо за понимание.

Пример 4

* Кому: Все сотрудники *

* От: Джейден Харди, менеджер по маркетингу *

* Дата: 12 октября 2020 года *

* Тема: Natasha’s свадьба *

Я пишу, чтобы сообщить вам о свадьбе Наташи Одри, которая состоится в ближайшие две недели. Ей хотелось бы, чтобы каждый сотрудник отдела присутствовал на радостном событии.

Свадьба состоится в церкви Chapel of Light на бульваре Доусон, Чикаго, в субботу, 1 ноября 2020 г. Прием в Emerald Events Center в 14:00.

Компания предоставит коктейльный стол с сахарной ватой, напитками и закусками. Ответьте Энтони до четверга, 30 октября, и включите диетические инструкции в свой ответ.

Пример 5

* Кому: Отдел продаж Fintech *

* От: Джанет Андервуд, руководитель отдела продаж *

* Дата: 20 мая 2021 года *

* Тема: Достижение квоты продаж *

Я пишу, чтобы поздравить вас с похвальными усилиями и энергией, которые вы вложили в выполнение квоты продаж вашей команды за последний квартал.

Ваша команда продемонстрировала образцовые знания продукта, обслуживания клиентов, навыки ведения переговоров и совместной работы, которые стоит подражать другим командам и отделам компании.

Спасибо за вашу преданность делу и стремление к совершенству. Мы отправим вам бонусные чеки и благодарственные письма до конца недели.

Поздравляем с достижением!

Связано: Руководство по улучшению командной коммуникации на рабочем месте

Советы по написанию эффективных деловых заметок

Написание деловых заметок требует правильного форматирования, профессионального тона и внимания к деталям.Вот несколько советов по написанию деловой заметки:

Тема

Сделайте тему темы как можно более конкретной. Например, если вы объявляете праздник, подумайте о том, чтобы включить его имя в строку темы. Например, в строке темы служебной записки, объявляющей расписание праздников на День Благодарения, следует читать «Праздники на День Благодарения», вместо общей фразы типа «Относительно праздников».

Форматирование

Разделите заметку на параграфы, указав в первую очередь важную информацию.Вы можете использовать двойной интервал между абзацами. Не делайте отступы в абзацах. При необходимости вы можете включить в главное сообщение раздел с маркированными точками. Держите стиль минималистичным, чтобы не отвлекаться. Используйте полужирный шрифт, курсив и заглавные буквы только там, где это необходимо. Памятка не требует подписи, но вы можете добавить «От:» в заголовок.

Тон

Ваш тон зависит от цели напоминания. Поскольку заметки в основном используются для внутреннего общения, вы можете поддерживать тон в дружеском, но профессиональном тоне.Сохраняйте объективность и убедитесь, что в записке нет личной предвзятости. Обратите внимание, что служебные записки часто связаны с политиками и процедурами компании и могут иметь юридическую силу.

Длина

Памятка должна быть ясной и точной. В зависимости от сообщения обычно достаточно одного или двух коротких абзацев. Однако, если вам нужно написать более длинное сообщение, сделайте заметку длиной в одну страницу.

Целевая аудитория

Всегда помните о своей аудитории, когда пишете памятку.Все получатели должны без труда понять это. Составьте акронимы и сокращения и при необходимости объясните технические термины.

Канцелярские товары

Вы можете отправить памятку по электронной почте или на бумаге. Если вы пишете или распечатываете памятку на бумаге, используйте фирменный бланк вашей компании. Если вы используете обычную бумагу, подумайте о бумаге формата A4 или Letter и напечатайте название компании и адрес в заголовке.

Связано: Как писать и правильно форматировать сообщения электронной почты для бизнеса

Цель

Убедитесь, что заметка подходит для ваших целей.Вы можете использовать его как эффективный инструмент управления, например, чтобы опровергнуть слухи или замечания о компании или ее руководстве. Когда дело доходит до обратной связи или предложения, личный чат более уместен, чем записка.

Загружаемый шаблон

Вот шаблон, который вы можете скачать для вашего удобства.

Каков формат памятки?

По мере роста вашего малого бизнеса или организации, велика вероятность, что вам придется писать много коротких и прямых сообщений своим сотрудникам, а это значит, что вам нужно будет знать формат памятки.

Записка или меморандум — одна из наиболее распространенных форм делового общения. Хотя существует множество форматов деловых писем, формат памятки — совершенно другое дело. Приветствие и подпись больше не нужны, потому что цель состоит в том, чтобы передать необходимую информацию или передать призыв к действию как можно быстрее и эффективнее.

Хорошо написанное деловое письмо состоит из семи основных частей, которые при необходимости могут включать строку вложения.Формат памятки намного проще. Вы пишете «Меморандум» или «Меморандум» вверху, за которым следуют строка «Кому», строка «От», строка даты, строка темы, а затем фактическое тело сообщения.

Обычно вы распечатываете памятку и раздаете ее соответствующим сторонам внутри вашего малого бизнеса. Сегодня, даже если вы решите отправить памятку в виде сообщения электронной почты, использование некоторых советов в этой статье позволит вам передать важную информацию коллегам таким образом, чтобы продемонстрировать ваш профессионализм и навыки делового общения.

Как написать памятку?

Так же, как существует множество нюансов и правил написания делового письма, существуют и правила, которым вы должны стараться следовать при написании служебной записки.

Лучше всего писать очень четким, точным и деловым тоном. Заметки часто используются для внутренней коммуникации компании. Не стоит тратить время коллег на приятные мелочи или слишком много разговоров. Избегайте эмоциональных выражений, например: «Я был бы счастлив, если бы все по очереди мыли микроволновую печь в комнате отдыха», потому что вы можете неправильно растереть людей.То же самое касается написания ВСЕМИ ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ или использования восклицательных знаков, особенно если меморандум сообщает новости, которые могут расстроить людей.

Всегда лучше быть прямолинейным и делиться информацией как можно быстрее.

Сообщение меморандума должно начинаться с декларации цели: «Я пишу, чтобы сообщить вам…». «Цель этой записки -…» Затем обобщите информацию, имеющую отношение к рассматриваемому вопросу. Вы можете закрыть заметку с призывом к действию, повторив просьбу, которую вы сделали в начале заметки.

Обязательно проверьте грамматику и правописание в памятке. Вы же не хотите превращать офис в импровизированный класс английского языка в средней школе. Также выбирайте удобные для чтения шрифты, такие как Times New Roman или Arial.

Для чего написана памятка?

Хотя формат памятки обычно должен оставаться неизменным, тон и содержание могут меняться в зависимости от аудитории. Например, меморандум об организации летнего пикника для персонала будет иметь гораздо более веселый тон, чем меморандум, информирующий всех о том, что компания вынуждена пропускать повышение из-за спада в бизнесе.

Написание памятки сравнимо с подпрыгиванием на столе в офисе, чтобы сказать всем, что им нужно что-то сделать, поэтому всегда пишите памятку, предполагая, что в конечном итоге любой может ее прочитать. Тема может варьироваться от напоминания о том, чтобы отчеты о расходах были сданы к концу месяца, до необходимости совершить окончательный толчок продаж до конца квартала. Записка также может быть отправлена внешней группе, например клиентам, если она сообщает о рутинном вопросе, требующем действий, например о наступлении срока оплаты счетов.

Записка не должна быть отчетом обо всем, что вы делаете. Ограничьте тему служебной записки конкретным вопросом, над которым вам нужно действовать (например, «Эта записка — напоминание о том, что отчеты о расходах необходимо подавать к концу дня в пятницу». «Я пишу эта памятка, чтобы сообщить вам, что до конца месяца нам нужно приложить дополнительные усилия для достижения наших целей по продажам »)

Какой длины должна быть записка?

Самое важное правило при составлении памятки — лучше меньше, да лучше.Вы же не хотите, чтобы ваши сотрудники или коллеги тратили все свое время на чтение ваших длинных меморандумов (или, что еще хуже, игнорировали их). Быстро переходите к делу, чтобы они могли предпринять требуемые вами действия.

Вы, вероятно, столкнетесь с проблемами, если ваша заметка будет длиннее страницы. Если он занимает больше одной страницы, лучше всего разделить заметку, используя заголовки, чтобы сделать ее более удобоваримой. Еще лучше спросите себя, не становится ли объем памятки слишком широким, и действуйте соответственно.

Что такое образец памятки?

Вот пример того, как может выглядеть записка:

МЕМОРАНДУМ

Кому: Все сотрудники

От: Таня Смит, генеральный директор

Дата: 18 июля 2018 г.

Тема: Проблемы программного обеспечения NewTech

Я обратил внимание на то, что у многих сотрудников возникают проблемы с использованием недавно приобретенного программного обеспечения для управления продажами NewTech, поскольку оно в настоящее время создает дублирующиеся записи о клиентах. Некоторые из вас вообще перестали пользоваться системой.Мы хотим, чтобы это программное обеспечение помогало вам лучше выполнять вашу работу, а не занимало больше времени. Таким образом, можно не использовать его до тех пор, пока мы не решим технические проблемы с персоналом NewTech.

Как получить шаблон заметки в Word?

Microsoft Word включает более дюжины популярных шаблонов заметок, которые вы можете использовать. Вы просто просматриваете шаблоны и щелкаете, чтобы загрузить тот, который хотите использовать.

Если вы решите, что вам не нравится стиль или тема, пока вы работаете над заметкой, вы все равно можете изменить весь документ, применив новый набор стилей или тему:

В Word 2016 и Word 2013 варианты выбора находятся на вкладке «Конструктор».
В Word 2010 и Word 2007 выберите «Макет страницы»> «Темы».

Помните, что цель любой деловой переписки — побудить ваших коллег к каким-либо действиям. Понимание формата памятки и правильного стиля написания поможет убедиться, что ваше сообщение — и вы — воспримут серьезно.

Как владелец малого бизнеса, вы тоже являетесь экспертом. Мы хотим узнать, как вы относитесь к деловым письмам. Сообщите нам — и вашим коллегам по бизнесу — об этом, поделившись комментарием ниже.

частей памятки // Лаборатория письма Purdue

Части памятной записки

Резюме:

Этот раздаточный материал поможет вам решить ваши проблемы с написанием памяток, обсуждая, что такое памятка, описывая части памяток, а также предоставляя примеры и объяснения, которые сделают ваши памятки более эффективными.

Стандартные записки разделены на сегменты, чтобы упорядочить информацию и помочь в достижении цели автора.

Сегмент заголовка

Сегмент заголовка имеет следующий общий формат:

К: (имена и должности читателей)

ОТ: (ваше имя и должность)

ДАТА: (полная и текущая дата)

ТЕМА: (о чем записка, выделено каким-то образом)

Убедитесь, что вы обращаетесь к читателю по его или ее правильному имени и должности.Вы можете позвонить президенту компании «Макси» на поле для гольфа или в неформальной записке, но «Рита Максвелл, президент» больше подходит для официальной записки. Будьте конкретны и лаконичны в теме письма. Например, тема «Одежда» может означать что угодно, от обновления дресс-кода до производственной проблемы. Вместо этого используйте что-то вроде «Продвижение осенней одежды».

Открытие сегмента

Цель памятки обычно указывается в первом абзаце и включает: цель памятки, контекст и проблему, а также конкретное задание или задачу.Прежде чем побаловать читателя подробностями и контекстом, дайте ему краткий обзор того, о чем будет написана памятка. Выбор того, насколько конкретным будет ваше представление, зависит от стиля вашего плана памяток. Чем четче план памятки, тем более подробным должно быть введение. Включение цели памятки поможет прояснить причину, по которой аудитории следует прочитать этот документ. Введение должно быть кратким: примерно размером с короткий абзац.

Контекст

Контекст — это событие, обстоятельства или предыстория проблемы, которую вы решаете.Вы можете использовать абзац или несколько предложений, чтобы установить предысторию и изложить проблему. Часто бывает достаточно использовать начало предложения, чтобы полностью объяснить контекст, например,

«Посредством маркетинговых исследований и анализа …»

Включите только то, что нужно вашему читателю, но убедитесь, что оно ясно.

Сегмент задачи

Важной частью памятки является постановка задачи, в которой вы должны описать, что вы делаете, чтобы помочь решить проблему. Если действие было запрошено, ваша задача может быть обозначена предложением, начинающимся как,

«Вы просили, чтобы я посмотрел…. «

Если вы хотите объяснить свои намерения, вы можете сказать:

«Чтобы определить лучший метод продвижения новой осенней линии, я…»

Включите столько информации, сколько необходимо лицам, принимающим решения в контексте, но убедитесь, что существует реальная проблема. Не стоит останавливаться на пустяках. Если вам сложно выразить задачу словами, подумайте, прояснили ли вы ситуацию. Возможно, вам придется больше спланировать, прежде чем вы будете готовы написать заметку.Убедитесь, что ваш прогноз с изложением цели разделяет вашу тему на наиболее важные темы, которые нужны лицу, принимающему решение.

Сводный сегмент

Если ваша заметка длиннее страницы, вы можете включить отдельный сегмент сводки. Однако этот раздел не нужен для коротких заметок и не должен занимать много места. Этот сегмент содержит краткое изложение основных рекомендаций, которые вы сделали. Это поможет вашему читателю сразу понять ключевые моменты памятки.Этот сегмент может также включать ссылки на методы и источники, которые вы использовали в своем исследовании.

Сегменты обсуждения

Сегменты обсуждения — это самые длинные части памятки, в которые вы включаете все детали, подтверждающие ваши идеи. Начните с самой важной информации. Это может означать, что вы начнете с основных выводов или рекомендаций. Начните с самой общей информации и переходите к конкретным или подтверждающим фактам. (Обязательно используйте тот же формат при включении деталей: от самого сильного до самого слабого.) Сегменты обсуждения включают поддерживающие идеи, факты и исследования, которые подтверждают ваши аргументы в памятке. Включите сильные стороны и доказательства, чтобы убедить читателя следовать вашим рекомендуемым действиям. Если этот раздел неадекватен, памятка не будет столь эффективной, как могла бы.

Заключительный сегмент

После того, как читатель усвоит всю вашу информацию, вы хотите закончить учтивым финалом, в котором указывается, какое действие вы хотите, чтобы ваш читатель предпринял. Убедитесь, что вы обдумываете, какую пользу получит читатель от желаемых действий и как вы можете упростить эти действия.Например, вы можете сказать

«Я буду рад обсудить с вами эту рекомендацию во время нашей поездки в спа-салон во вторник и довести до конца все ваши решения».

Необходимые вложения

Обязательно задокументируйте свои выводы или при необходимости предоставьте подробную информацию. Вы можете сделать это, прикрепив списки, графики, таблицы и т. Д. В конце памятки. Обязательно обратитесь к своим приложениям в своей заметке и добавьте пометку о том, что прикреплено под закрытием, например:

Приложены: результаты фокус-группы, январь-май 2007 г.

Как написать меморандум [Шаблон и примеры]

Меморандум (также известный как меморандум или «напоминание») используется для внутренней коммуникации, касающейся процедур или официальных дел внутри организации.

В отличие от электронной почты, памятка — это сообщение, которое вы отправляете большой группе сотрудников, например всему вашему отделу или всем сотрудникам компании. Возможно, вам потребуется написать памятку, чтобы проинформировать персонал о предстоящих событиях или сообщить о внутренних изменениях.

Если вам нужно проинформировать своих сотрудников об официальных внутренних делах, вот простой шаблон деловой заметки, а также примеры для дальнейшего руководства.

Шаблон бизнес-памятки

МЕМОРАНДУМ

Кому:

ОТ:

ДАТА:

ТЕМА:

Пишу, чтобы сообщить вам, что [причина написания служебной записки].

Поскольку наша компания продолжает расти… [свидетельство или причина в поддержку вашего начального абзаца].

Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас возникнут вопросы. А пока я буду признателен за ваше сотрудничество, поскольку [официальная деловая информация] имеет место.

Заголовок:

В заголовке вы захотите четко обозначить свой контент «Меморандум», чтобы ваши читатели точно знали, что они получают. Затем вы захотите включить «TO», «FROM», «DATE» и «SUBJECT».Эта информация имеет отношение к предоставлению контента, например, к кому вы обращаетесь и почему.

Абзац первый:

В первом абзаце вам нужно быстро и четко указать цель своей памятки. Вы можете начать свое предложение с фразы «Я пишу, чтобы сообщить вам…» или «Я пишу, чтобы запросить…». Памятка должна быть короткой, ясной и по существу. Вы захотите заранее сообщить наиболее важную информацию, а затем использовать последующие абзацы как возможности для более подробного изучения.

Абзац второй:

Во втором абзаце вы захотите предоставить контекст или подтверждающие доказательства. Например, предположим, что ваша служебная записка информирует компанию о внутренней реорганизации. Если это так, во втором абзаце должно быть сказано что-то вроде: «По мере того, как наша компания продолжает расти, мы решили, что имеет смысл отделить нашу команду по производству видео от нашей команды по контенту. Таким образом, эти команды могут больше сосредоточиться на своих индивидуальные цели «.

Абзац третий:

В третьем абзаце вы захотите включить ваш конкретный запрос каждого сотрудника — если вы планируете командную прогулку, это место, которое вы должны включить: «Пожалуйста, ответьте на диетические ограничения» или «Пожалуйста, напишите мне с вопросами.«

Напротив, если вы информируете персонал о предстоящем строительстве здания, вы можете сказать: «Буду признателен за ваше сотрудничество в это время». Даже если вы не ожидаете от сотрудников каких-либо конкретных действий, полезно указать, как вы надеетесь, что они отреагируют на новости и ожидаете ли вы от них каких-либо действий в ответ на напоминание.

Загружаемый шаблон памятки

Хотите увидеть указанный выше формат памятки в окончательном виде? Загрузите бесплатные шаблоны бизнес-заметок HubSpot, показанные ниже.Документ дает вам структуру, которая сортирует ваш меморандум по подтемам, чтобы помочь сотрудникам лучше усвоить информацию и понять, что от них ожидается после ее прочтения.

Загрузить этот шаблон

Примеры заметок

Как написать деловую памятку [Бесплатный шаблон PDF]

Памятка — это бизнес-документ, который передает информацию внутри организации, . В этой статье рассказывается, как написать заметку, выбрать правильный формат и как закрыть.

Что такое внутренняя памятка?

Термин «служебная записка» на самом деле излишен, поскольку служебная записка (или меморандум) всегда является внутренним документом.

Пример формата заметки

Служебные записки часто пишутся на фирменных бланках. чтобы начать напоминание, опустите вниз на 1,5 дюйма от верхнего края бланка и добавьте поле «Кому».

Примечание автора: объем служебной записки не должен превышать двух страниц.

Кому: Имя человека и должность в организации
Откуда: Ваше имя Дата: Месяц, День, Год
Тема: Будьте очень конкретны
(ПРИМЕЧАНИЕ: в памятке нет приветствия, как в письме или электронном письме.)
Я предлагаю купить или арендовать фургон, который будет использоваться в качестве мобильного книжного магазина. Мы могли бы использовать этот фургон для увеличения продаж в отдаленных городах и деревнях по всему штату, куда не проникают наши розничные магазины. ( Прямое и краткое введение, в котором лаконично резюмируется суть меморандума.)
Обоснование для фургона (информативный заголовок)
В течение некоторого времени мы знали, что во многих небольших городах по всему штату нет надлежащих книжных магазинов, но экономическая ситуация такова, что мы не сможем открыть полноценный филиал и работать с ним с прибылью.Тем не менее, мы могли позволить себе снабдить фургон книгами и использовать его в течение нескольких дней в разных небольших городах по всему штату. Как вы, вероятно, знаете, законы этого штата позволяют нам довольно легко и недорого получить лицензию на ведение бизнеса в масштабах штата. ( Предоставляет читателю краткую, но полную справочную информацию и информацию о возможностях реализации.)
При надлежащей предварительной рекламе мы сможем вызвать большой интерес к этой инициативе. Мне кажется, что эта идея имеет много достоинств из-за той гибкости, которую она нам предлагает.Например, мы можем адаптировать продолжительность нашего пребывания к размеру города и объему создаваемого бизнеса. Кроме того, мы можем настроить наш инвентарь в соответствии с потребностями и интересами конкретных регионов. (Дополнительная убедительная информация.)
Действия Запрос
Водитель фургона будет действовать как продавец, и у нас, конечно же, будут копии нашего полного каталога, чтобы также можно было принимать заказы по почте. Пожалуйста, дайте мне знать, что вы думаете об этом предложении.Если хотите, я могу изучить этот вопрос подробнее и составить смету затрат и продаж. (Четкое закрытие, требующее конкретных действий.)

Формат памятки PDF Пример

Онлайн-лаборатория письма Университета Пердью опубликовала этот загружаемый пример в формате PDF. Это еще один убедительный пример правильного форматирования.

Обратите внимание на формат:

Весь текст выравнивается по левому краю страницы. Ни один из первых абзацев не имеет отступа. В деловых документах используется формат с выравниванием по левому краю, а в академическом формате отступ первого абзаца.
Текст между строками одинарный.
Между абзацами двойной интервал

Как закончить памятку

Обратите внимание, что в служебной записке нет заключительной подписи, как в деловом письме или деловом письме.

Лучшее завершение записки — четкое завершающее действие, указанное в последнем абзаце. И четко сформулируйте, что вы хотите, чтобы ваш читатель узнал или сделал после прочтения памятки, чтобы ваш читатель мог легко ответить.

Памятка против письма против электронной почты

Памятка — это бизнес-документ, который передает информацию внутри организации, .
Деловое письмо передает информацию за пределы организации.
Электронная почта используется как внутри, так и за пределами организации.

Как составить памятку? Какие части? На что это похоже?

Меморандум (или меморандум) — это короткое сообщение , обычно используемое в организации.Заметки часто используются как инструмент для обмена новой информацией .

APA не предоставляет рекомендаций по форматированию и написанию заметок, поэтому шрифт, размер шрифта, интервал и т. Д. зависит от вас или вашего инструктора. .

Образец меморандума:

Если вам нужен еще один образец меморандума , ознакомьтесь: Образец меморандума из Справочника по письму для учащихся Нового мира Вебстера.

Что касается содержания, Центр онлайн-обучения Cengage Learning предлагает следующую информацию о написании служебной записки:

Основная функция памятки — записывать информацию, имеющую непосредственное значение и интерес: объявление о политике компании, предупреждение читателей о проблеме или сроке, напоминание читателям о встрече и т. Д…

Памятка состоит из двух частей: идентифицирующей информации вверху и самого сообщения. Вверху укажите, для кого написана памятка, кто ее отправляет, тему и дату. Тема письма служит заголовком заметки.

Стиль и тон, который вы используете в памятке, будут определяться вашей аудиторией: вы можете использовать непринужденный тон в памятке для хорошо знакомого коллеги, но вам следует использовать более формальный тон в памятке для вашего начальника. Важно хорошо организовать свои заметки.Самые длинные записки состоят из введения, обсуждения и заключения. Во введении расскажите читателям, что побудило вас написать (например, проблема или вопрос о конкретной процедуре или политике), и предоставьте всю необходимую справочную информацию. В разделе обсуждения или тексте укажите, какие изменения необходимы для решения этой проблемы или вопроса. В заключении конкретно укажите, как вы хотите, чтобы читатель отреагировал.

Если вы новичок в написании заметок, воспользуйтесь одним из шаблонов заметок Microsoft Word.В Word 2016 нажмите «Файл», затем «Создать» и найдите «Заметка». Выбирайте из более чем 15 различных вариантов памяток. Обязательно замените образец информации в заметке своим собственным содержанием.

Если вы продвинулись дальше в учебе, вам следует подумать о создании заметок с нуля — используя инструменты ниже!

Подробнее см. В обзоре:

Написание деловой памятки | UAGC Writing Center

Заметки — это краткие, поясняющие, однотонные документы.Они могут быть доставлены по электронной почте или по внутренней почте, но независимо от формы меморандум (он же «меморандум») всегда будет следовать формальному организационному образцу. Обычно служебные записки используются для внутреннего общения, а деловые письма — для контактов за пределами организации. Тем не менее, если вы работаете в тесном сотрудничестве с внешними клиентами в течение длительного времени, записка может быть более подходящей.

Прежде чем ломать голову над ожиданиями форматирования заметки, давайте рассмотрим несколько советов, которые пригодятся вам при выходе на бизнес-арену.

Знай свою аудиторию
В зависимости от вашей аудитории тон вашей памятки может сильно различаться. Например, если вы писали служебную записку своим подчиненным, приглашая их и их семьи на корпоративную вечеринку, которая состоится в местном зоопарке, вам следует использовать более неформальный стиль письма. Использование формального стиля письма для такой памятки может привести к прямо противоположному результату и непреднамеренно предположить, что корпоративная вечеринка может показаться еще одним днем в офисе.
Знай свою цель
Иногда писатель отправляет небольшую записку с конкурирующими темами, и получатель записки остается в недоумении и задается вопросом, какая из этих тем наиболее важна? Обязательно укажите в памятке одну тему / проблему / цель, а не просите читателя решить, какая тема наиболее важна.
Добраться до точки
Деловые записки должны быть простыми, доступными и краткими. Как правило, они не превышают одну страницу с одинарным интервалом и имеют шрифт Times New Roman размером 11 или 12.Помните, что слово «меморандум» в основном определяется как сжатое и заслуживающее внимания. Таким образом, важно, чтобы ваше сообщение было кратким и актуальным. Если вы отправляете несколько заметок в день, которые на самом деле мало что говорят (например, при обсуждении корпоративной вечеринки вы отправляете заметку о вкусе торта, который будет подан), ваши коллеги, скорее всего, не потрудятся прочитать ваш памятки в будущем.

Как отформатировать деловую записку

Не указывайте адреса (обратные или почтовые), так как служебные записки предназначены для внутреннего общения.
Нет необходимости во вступительном приветствии, например Уважаемый доктор Купер, или заключительная фраза, например С уважением.
Отметьте «Заметка» вверху страницы.
При создании заметки по электронной почте или бумажной копии для внутренней почты включите краткую и конкретную тему в строку темы.
Вы можете отформатировать заметку самостоятельно (следуя нашему образцу заметки) или использовать один из шаблонов Microsoft Office.